Liten guide för utgivning av ny tidskrift via LiU E-Press

Sammanställd av Peter Berkesand

Allmänt

En tidskrift kan publiceras i tryckt form, elektroniskt eller båda former. Linköping University Electronic Press publicerar ett antal peer reviewed tidskrifter online.

Utgivning av ny tidskrift

I Sverige har alla svenska medborgare rätt att fritt ge ut skrifter och tidningar enligt tryckfrihetsförordningen. För att ge ut en skrift eller tidning i tryckt form måste det finnas ett utgivningsbevis innan skriften kan publiceras (det är i tryckfrihetsförordningen som det anges att utgivningsbevis krävs). Skriftens ägare är den som skall ansöka om utgivningsbevis. En ansvarig utgivare kan ha en eller flera ställföreträdare. Om det finns en ställföreträdande utgivare ska detta anmälas till Patent och Registreringsverket (PRV) på en separat blankett. Blanketter för att ansöka om utgivningstillstånd med mera finns på PRV:s hemsida under adressen http://www.prv.se/tidskrift/blanketter.html. Om tidskriften endast ska ges ut elektroniskt behövs ingen ansökan till PRV men däremot kan det vara klokt att varumärkesskydda tidskriften. Det görs också via PRV.
   Det är också möjligt att söka utgivningstillstånd från Radio- och TV-verket (RTVV). Ett utgivningsbevis från RTVV för bl.a. databaser gör att databasen (som ju tidskriften är lagrad i) får ett grundlagsstadgad utgivningsskydd. Det betyder att den skyddas av tryckfrihetsförordningen. Det är då möjligt att t.ex. fritt publicera namn och bilder på individer utan att be om tillstånd av personerna ifråga som Personuppgiftslagen (PUL) annars kräver. Man får en ansvarig utgivare i stället för att varje författare är juridiskt ansvarig för sin text samt ett skydd mot att lämna ut namn på uppgiftslämnare m.m..
   En periodisk tidskrift måste komma ut minst fyra gånger per år under samma titel, enligt Kungliga bibliotekets hemsida, men oftast brukar det röra sig om två nummer per år.

Priser

PRV och RTVV tar betalt för ansökan om utgivning, ändring av titel, ändring av utgivare eller ägare. Återkallelse av tidskrift är däremot gratis på PRV.

Förberedelser inför utgivningen

En utmärkt start är att läsa Developing Open Access Journal: A practical guide av David J. Solomon (pdf). Skriften är en förkortad version av originalutgåvan, som publicerats som bok i Storbritannien och behandlar de viktigaste frågorna om utgivning av ny tidskrift. Launching (and Sustaining) a Scholarly Journal on the Internet: The International Journal of Baudrillard Studies av Gerry Coulter rekommenderas också.

Ansvarig redaktör

En ansvarig redaktör måste finnas för tidskriften. Det kan antingen vara en eller flera personer som delar på ansvaret. Redaktören/redaktörerna bör vara internationellt kända namn på professorsnivå.

Redaktionskommitté och administration

Redaktionskommittén bör vara internationellt sammansatt och för att locka till sig intresse för tidskriften är det särskilt viktigt att alla kontinenter är representerade med en så jämn könsfördelning som möjligt bland medlemmarna.
   Administrationen kan ligga antingen vid ett särskilt universitet och land alternativt utspritt på flera personer i olika länder. Oavsett organisatorisk struktur är det naturligtvis viktigt att administrationen fungerar smidigt.

Tidskriftens vetenskapliga område

En beskrivning av det vetenskapliga område som tidskriften arbetar med är av stor betydelse för att attrahera författare och läsare och bör absolut anges på tidskriftens hemsida.

Första numret

I förberedelserna inför utgivningen av första numret ingår även att bestämma format (storleken på tidskriften), typsnitt (storlek och vilket typsnitt som ska användas), rubriknivåer, hur långa citat ska presenteras, hur tabeller och diagram ska utformas, vilket referenssystem som användas, omslagets utseende och grafisk utformning i övrigt av tidskriften. Denna information bör även finnas på tidskriftens hemsida.

Tidskriftens hemsida

Så snart alla eventuella tillstånd m.m. är klara bör tidskriften få en egen hemsida. Den blir en mycket viktig informationskälla innan det första numret publiceras eftersom man kan hänvisa till hemsidan för mer information i samband med spridningen av informationen om den nya tidskriften. Det är också under tidskriftens hemsida som artiklarna publiceras elektroniskt. LiU E-Press hjälper till med den grafiska utformningen av hemsidan och vi sköter sedan sidan åt tidskriften inklusive publiceringen av artiklarna.

Stödsystem för publicering

It is strongly recommended that an editorial support system (a computer program for tracking and organizing articles and the related email communication from submission to publishing) be implemented. One widely used example is Open Journal System. As well, LiU E-Press erbjuder stödsystemet JARSS

Stöd från institutionen

Om tidskriften är institutionsbaserad måste det finnas stöd från institutionen för tidskriften. Stödet kan vara i vetenskapligt, administrativt, ekonomiskt (eller rent moraliskt).

Internationellt stöd

Ett internationellt stöd är naturligtvis en förutsättning för tidskriftens existens och som bör vara i första hand vetenskapligt men även finansiellt, administrativt osv.

Det praktiska arbetet med tidskriften

Arbetet med att ge ut tidskriften kräver en hel del tid och arbetsinsats. Ett kommersiellt förlag sköter normalt om arbetet med formatering av text, språkkontroll, kontroll av notsystem och referenslistor, peer review-förfarandet osv. På LiU E-Press fungerar det inte på det sättet av praktiska skäl utan detta arbete läggs på den ansvarige redaktören och dennes redaktionskommitté.
   Artiklar som levereras till LiU E-Press för publicering ska därför vara klara elektronisk publicering och/eller tryck. LiU E-Press sköter eventuell finjustering a av text och utskick till respektive författare för korrekturläsning innan publiceringen. Allt annat arbete sköts av redaktionskommittén (motsv.).

ISBN

I princip ska alla tryckta publikationer, som ges ut i Sverige, ha ett ISBN (International Standard Book Number), men undantag finns. Tidskrifter som även ges ut i tryckt form är ett sådant undantag och ett ISBN behövs således inte.

ISSN

Däremot behövs ett ISSN (International Standard Serial Number). ISSN är ett internationellt system för numrering av periodiska skrifter. Syftet är att utveckla ett tillförlitligt register över fortlöpande resurser. Den internationella ISSN centralen, som administrerar systemet The ISSN International Centre, ligger i Paris. För närvarande har 75 nationella centraler upprättats runt om i världen. I Sverige vid Kungl. Biblioteket, Nationalbibliografin, Periodicaenheten. Resurser som tilldelats ISSN katalogiseras i LIBRIS.
   Frågor om ISSN eller registrering av ett ISSN-nummer görs via Kungliga biblioteket på telefon 08-463 40 00 eller via Internet på adressen www.kb.se. Electronic Press kan hjälpa till med ansökan om ISSN.

CrossRef och DOI-länkar

Sedan hösten 2007 är LiU E-Press medlem i CrossRef som är en icke-kommersiell organisation, där varje medlem (universitet, förlag etc.) betalar en årlig medlemsavgift. Syftet är att tillhandahålla enkla identifikationer med pålitliga elektroniska och tekniska lösningar med hjälp av senaste teknik.
Medlemskapet i CrossRef innebär att alla tidskriftsartiklar erhåller en s.k. DOI-länk (DOI=Digital Object Identifier). DOI är ett internationellt system för beständiga och pålitliga identifierare av digitala objekt och används bl.a. för mätning av citeringsfrekvens av elektroniskt publicerade artiklar.

Pliktexemplar

Enligt pliktexemplarlagen är en skrift eller ett dokument leveranspliktigt om den är mångfaldigad (dvs. tryckt), utgiven och avsedd att göras tillgänglig för allmänheten eller en större sluten krets. För att en skrift ska anses vara utgiven och spridd ska den vara mångfaldigad, d.v.s. tryckt, kopierad eller på annat sätt vara framställd i ett större antal exemplar.
   Pliktexemplar av skrifter ska lämnas i sju exemplar med ett exemplar till Kungl. biblioteket samt ett exemplar vardera till Lunds universitetsbibliotek, Stockholms universitetsbibliotek, Uppsala universitetsbibliotek, Linköpings universitetsbibliotek, Göteborgs universitetsbibliotek och Umeå universitetsbibliotek.
   I allmänhet ombesörjer tryckerierna att pliktexemplaren skickas till mottagarna. Kontrollera gärna med tryckeriet att de även skickar pliktexemplar. Ett tips är att skicka ett exemplar till universitetets arkiv.

Elektroniska pliktexemplar

Sverige finns för närvarande ingen lag som berör insamlande av webbpublicering. Att skriva ut webbdokument på papperskopior som arkivexemplar är i längden ingen bra lösning. Enligt dagens lagstiftning ska pliktexemplar levereras i det skick som de sprids till allmänheten. KB ar inte emot eller arkiverar utskrifter av webbdokument. Elektronic Press har som policy att från webbsidan, på arkivbeständigt papper, skriva ut två exemplar den elektroniskt publicerade tidskriften och skicka ett exemplar till universitetetsbiblioteket och ett till universitetets arkiv.

Upphovsrätt

I Sverige är upphovsrätten densamma för elektroniskt publicerat material som för det tryckta. Författare som publicerar sig på www.ep.liu.se behåller alltid upphovsrätten till sitt arbete. Läs mer om upphovsrätt på vår sida Upphovsrätt.

Publiceringsöverenskommelse

Varje författare som publicerar sin artikel i en tidskrift och som också publiceras på www.ep.liu.se, måste skriva under en publiceringsöverenskommelse. Är det fler än en författare till en artikel ska samtliga författare skriva under samma överenskommelse. Alla författare behåller var sitt exemplar av den underskrivna överenskommelsen och ett exemplar går till Electronic Press. Publiceringsöverenskommelsen finns både på svenska och engelska och kan laddas ned från vår hemsida under adressen http://www.ep.liu.se/authorinf/contracts/. LiU E-Press hanterar publiceringsöverenskommelserna med författarna.

Publicering på www.ep.liu.se

Alla tidskrifter som publiceras elektroniskt på www.ep.liu.se finns under adressen http://www.ep.liu.se/ej/. Artiklarna för varje enskilt nummer läggs upp som fulltext och publiceras i pdf-format. På tidskriftens webbsida är en innehållsförteckning publicerad för varje nummer och artiklarna ligger i önskad ordning med länk till html-sida med bibliografiska uppgifter och därifrån länk till fulltexten. Även om tidskriften endast ska publiceras elektroniskt kan det vara en fördel att ha ett omslag med fram- och baksida för varje nummer. Fördelen är när någon skriver ut ett nummer från webbsidan kan man skapa en egen tryckt tidskrift för t.ex. undervisning eller eget bruk.
   Varje pdf-fil tilldelas en checksumma och en PGP-nyckel som garanterar att filen inte manipuleras. I övrigt gäller samma säkerhetsregler för elektroniska tidskrifter som all övrig publikation på LiU E-Press.

Statistik

Alla sidor som besöks på www.ep.liu.se registreras av vårt statistikprogram. Där går det att se hur många besökare en viss html-sida, pdf- eller postscript-fil har haft. Det tio och 30 mest besökta sidorna listas. Det finns även daglig och månatlig statistik för alla sidor.

Ekonomisk plan

En ekonomisk plan är viktig för tidskriftens fortlevnad. I den bör ingå hur många nummer som ska ges ut per år, antalet personal med kostnader, administrativ kostnad som t.ex. resor för redaktionella möten, språkgranskning med mera.

Kostnaden för institutionen, som uppstår i och med utgivningen av tidskriften, kan lindras något genom att söka bidrag. Vetenskapsrådet ger bidrag till bl.a. språkgranskning och tryckning av periodiska tidskrifter och Forskningsrådet för Arbetsliv och Socialvetenskap ger medel för utgivning av svenska och nordiska tidskrifter. Se respektive hemsida och kontakta dem för mer information.